Το ΚΣΗΔΕ είναι ένας κεντρικός κόμβος στον οποίο θα διασυνδεθούν τα τοπικά ΣΗΔΕ των φορέων της Δημόσιας Διοίκησης, δεν αντικαθιστά τα τοπικά ΣΗΔΕ, αντιθέτως λειτουργεί ως ο κεντρικός κόμβος διασύνδεσής τους προκειμένου να μπορούν να διακινούν ηλεκτρονικά τα έγγραφα μεταξύ τους.

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που έχουν υπογραφεί με ψηφιακή υπογραφή παραμένουν σε ισχύ έστω και εάν έχει παρέλθει / λήξει η διάρκεια ισχύος των ψηφιακών πιστοποιητικών.

Η δημοσίευση στο Διαύγεια μπορεί να εκτελεστεί μόνο σε έγγραφα με είδος εγγράφου "απόφαση" στα οποία έχει επιλεγεί "υποχρέωση δημοσίευσης" στη Διαύγεια στην καρτέλα δημοσίευσης. Μπορεί να εκτελεστεί είτε από τον χρήστη που καταχώρησε το έγγραφο είτε από τον προϊστάμενο της ΥΜ στην οποία ανήκει ο χρήστης. Το σύστημα ελέγχει αν ο τελικός υπογράφων έχει οριστεί ως τελικός υπογράφων στο Διαύγεια ώστε να διαθέτει κωδικό και ακόμη αν η ΥΜ αντιστοιχεί σε υπηρεσία του Διαύγεια. Επιλέγοντας "δημοσίευση στο Διαύγεια" από την λίστα των ενεργειών, ανοίγει αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου στο οποίο ο χρήστης επιβεβαιώνει την δημοσίευση πατώντας το κουμπί "δημοσίευση". Η ενέργεια εκτελείται και στον χρήστη εμφανίζεται ο ΑΔΑ του εγγράφου στο Διαύγεια, ο οποίος αυτόματα καταχωρείται στο σύστημα.

Το "ακριβές αντίγραφο" είναι ρόλος που δίνεται αποκλειστικά και μόνο σε χρήστες που έχουν δικαίωμα βάσει απόφασης του ανώτατου ιεραρχικά αξιώματος.