Ηλεκτρονική Διαχείριση και Διακίνηση Εγγράφων, Ψηφιακές Υπογραφές, Διαχείριση Υποθέσεων και Ροής Εργασιών

Αιτήσεις παροχής βοήθειας των χρηστών με προσωποποιημένη πρόσβαση για την πλήρη καταγραφή προβλημάτων και βλαβών.

Επικοινωνία

Θεσσαλονίκης 43, 15234, Χαλάνδρι, Αθήνα

docutracks@dataverse.gr

+30 210 6842379

question-mark

Η ομάδα μας επιθυμώντας να βοηθήσει τους ήδη υπάρχοντες χρήστες καθώς και να λύσει τυχόν απορίες των μελλοντικών χρηστών της πλατφόρμας, πήρε την πρωτοβουλία να απαντήσει σε μία σειρά ερωτήσεων αναφορικά με τη λειτουργία του DocuTracks.

01. Τι είναι το ΚΣΗΔΕ;

Κεντρικό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων

Η "Γενική Γραμματεία Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών" σε συνεργασία με την "Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης" υλοποιεί ένα Κεντρικό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων, γνωστό και ως ΚΣΗΔΕ, στο πλαίσιο εφαρμογής του Νόμου 4727/2020 για την Ψηφιακή Διακυβέρνηση, το οποίο θα αποτελέσει την κεντρική υποδομή για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ όλων των φορέων του Δημοσίου με τη χρήση εγκεκριμένων ψηφιακών υπογραφών και φιλοξενείται στο G-Cloud της ΓΓΠΣΔΔ.

02. Είναι υποχρεωτική η σύνδεση των φορέων στο ΚΣΗΔΕ;

Ναι, είναι υποχρεωτική, όπως προκύπτει και από το θεσμικό πλαίσιο με συγκεκριμένη αναφορά στο άρθρο 18 παρ. 4 του Ν.4727/2020.

03. Ποιοι φορείς μπορούν να λάβουν την υπηρεσία ΣΗΔΕΦ;

Την υπηρεσία ΣΗΔΕΦ μπορούν να "λάβουν" γενικά φορείς της Δημόσιας Διοίκησης που δεν έχουν τη δυνατότητα να έχουν το δικό τους τοπικό ΣΗΔΕ και τους καλύπτει η λειτουργικότητα της ροής ενός βήματος που παρέχεται από την υπηρεσία ΣΗΔΕΦ, όπου δηλαδή δεν απαιτούνται σύνθετες εγκριτικές ροές για την αποστολή ενός εγγράφου.

04. Οι φορείς που δε διαθέτουν ψηφιακό πρωτόκολλο μπορούν να χρησιμοποιήσουν το ΣΗΔΕ Φορέων (ΣΗΔΕΦ) για την πρωτοκόλληση εγγράφων;

Δεδομένου ότι το ΣΗΔΕΦ διαθέτει υπηρεσίες ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης τόσο για τα εισερχόμενα όσο και για τα εξερχόμενα έγγραφα, ναι μπορεί το ΣΗΔΕΦ να χρησιμοποιηθεί για ηλεκτρονική πρωτοκόλληση εγγράφων.

05. Το ΚΣΗΔΕ θα αντικαταστήσει το τοπικό μου ΣΗΔΕ;

Το ΚΣΗΔΕ είναι ένας κεντρικός κόμβος στον οποίο θα διασυνδεθούν τα τοπικά ΣΗΔΕ των φορέων της Δημόσιας Διοίκησης, δεν αντικαθιστά τα τοπικά ΣΗΔΕ, αντιθέτως λειτουργεί ως ο κεντρικός κόμβος διασύνδεσής τους προκειμένου να μπορούν να διακινούν ηλεκτρονικά τα έγγραφα μεταξύ τους.

06. Όταν λήξει ο χρόνος ισχύος της ηλεκτρονικής υπογραφής τα έγγραφα που έχουν υπογραφεί εξακολουθούν να έχουν ισχύ;

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που έχουν υπογραφεί με ψηφιακή υπογραφή παραμένουν σε ισχύ έστω και εάν έχει παρέλθει / λήξει η διάρκεια ισχύος των ψηφιακών πιστοποιητικών.

07. Πως δημοσιεύουμε στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ μέσα από το ΣΗΔΕ;

Η δημοσίευση στο Διαύγεια μπορεί να εκτελεστεί μόνο σε έγγραφα με είδος εγγράφου "Απόφαση" στα οποία έχει επιλεγεί "Υποχρέωση Δημοσίευσης" στη Διαύγεια στην καρτέλα Δημοσίευσης. Μπορεί να εκτελεστεί είτε από τον χρήστη που καταχώρησε το έγγραφο είτε από τον προϊστάμενο της ΥΜ στην οποία ανήκει ο χρήστης. Το σύστημα ελέγχει αν ο τελικός υπογράφων έχει οριστεί ως τελικός υπογράφων στο Διαύγεια ώστε να διαθέτει κωδικό και ακόμη αν η ΥΜ αντιστοιχεί σε υπηρεσία του Διαύγεια. Επιλέγοντας "Δημοσίευση στο Διαύγεια" από την λίστα των ενεργειών, ανοίγει αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου στο οποίο ο χρήστης επιβεβαιώνει την δημοσίευση πατώντας το κουμπί "Δημοσίευση". Η ενέργεια εκτελείται και στον χρήστη εμφανίζεται ο ΑΔΑ του εγγράφου στο Διαύγεια, ο οποίος αυτόματα καταχωρείται στο σύστημα.

08. Ποιος έχει δικαίωμα Ακριβούς Αντιγράφου;

Το "ακριβές αντίγραφο" είναι ρόλος που δίνεται αποκλειστικά και μόνο σε χρήστες που έχουν δικαίωμα βάσει απόφασης του ανώτατου ιεραρχικά αξιώματος.

Η ομάδα υποστήριξής μας βρίσκεται πάντα στη διάθεση σας

call-center-agent

Τηλέφωνο:
+30 210 6849096

mail (3)

Email: docutracks@dataverse.gr