Ηλεκτρονική Διαχείριση και Διακίνηση Εγγράφων, Ψηφιακές Υπογραφές, Διαχείριση Υποθέσεων και Ροής Εργασιών

Αιτήσεις παροχής βοήθειας των χρηστών με προσωποποιημένη πρόσβαση για την πλήρη καταγραφή προβλημάτων και βλαβών.

Επικοινωνία

Θεσσαλονίκης 43, 15234, Χαλάνδρι, Αθήνα

docutracks@dataverse.gr

+30 210 6842379

Ηλεκτρονική Υπηρεσία Διαχείρισης Διαθεσιμότητας και Προγραμματισμού επισκέψεων

Τα «Ηλεκτρονικά Ραντεβού» του DocuGate απευθύνονται σε κάθε συναλλασσόμενο που επιθυμεί να προγραμματίσει την επίσκεψή του στον φορέα σας κλείνοντας ραντεβού με την αρμόδια υπηρεσία.

Επιτρέπουν στον φορέα σας, είτε κεντρικά, είτε κατανεμημένα, να διαχειρίζεται αρμοδιότητες και διαθεσιμότητα υπηρεσιών και, εφόσον το επιθυμείτε, και μεμονωμένων υπαλλήλων, ώστε να διασφαλίζεται η εξυπηρέτηση του πολίτη από το πλέον κατάλληλο κάθε φορά και για το κάθε θέμα στέλεχος του οργανισμού σας.

Ο πολίτης, είτε για τον ίδιο, είτε εκπροσωπώντας μια επιχείρηση ή ένα συνεργαζόμενο τρίτο φορέα:

Συνδέεται με τους προσωπικούς του κωδικούς πρόσβασης και ταυτοποιείται πλήρως μέσω TaxisNet

Πληροφορείται για ενδεχόμενες αλλαγές στο ραντεβού του, λόγω απρόβλεπτων συνθηκών

Επιλέγει τον λόγο της επίσκεψής του, μέσα από την τυποποίηση διαδικασιών που εκτελεί ο φορέας και την οργάνωσή τους σε κατάλληλες θεματικές

Έχει την δυνατότητα άμεσης ακύρωσης ή επαναπρογραμματισμού ραντεβού

Πληροφορείται για τυχόν απαραίτητα δικαιολογητικά εκ των προτέρων, ώστε να τα προσκομίσει ή να τα υποβάλλει ηλεκτρονικά

Επιλέγει μέρα και ώρα βάση διαθεσιμότητας του αρμόδιου υπαλλήλου ώστε να εξυπηρετηθεί

Η υπηρεσία προγραμματισμού ραντεβού του

έρχεται να ολοκληρώσει το

Αξιοποιεί πλήθος χαρακτηριστικών της πλατφόρμας και ενσωματώνει σε αυτή ειδικό διαχειριστικό περιβάλλον που επιτρέπει την υποδοχή και διαχείριση των ραντεβού καθώς και τη διαχείριση διαθεσιμότητας υπηρεσιών / μεμονωμένων υπαλλήλων, χωρίς να χρειάζεται οι υπάλληλοι του φορέα σας να μάθουν πώς να χρησιμοποιούν ένα ακόμα σύστημα.

Το σύστημα, έχοντας την κατάλληλη παραμετροποίηση:

  1. μεταφράζει τη διαδικασία για την οποία επιθυμεί να επισκεφθεί
    τον φορέα ο πολίτης σε αρμόδια υπηρεσία / υπάλληλο

2. αναθέτει αυτόματα το ραντεβού σε υπηρεσία / υπάλληλο.

Η διεκπεραίωση των ραντεβού περιλαμβάνει δυνατότητες όπως:

Χειροκίνητη ανάθεση ραντεβού σε άλλη
υπηρεσία / υπάλληλο

Αυτόματη αλλαγή ανάθεσης σε περίπτωση απρόβλεπτης μη διαθεσιμότητας

Προγραμματισμός ραντεβού με πρωτοβουλία της υπηρεσίας (ενδεχομένως μετά από τηλεφωνική επικοινωνία με τον πολίτη)

Το σύστημα επιτρέπει στον φορέα να διαχειρίζεται
τη διαθεσιμότητα εξυπηρέτησης των πολιτών
είτε σε επίπεδο υπηρεσίας («διαθέσιμα γκισέ»)
είτε σε επίπεδο μεμονωμένων υπαλλήλων και αντιδρά
ανάλογα με αυτόματο επαναπρογραμματισμό
(εφόσον ο φορέας παρέχει την δυνατότητα),
σε μη προγραμματισμένες μεταβολές διαθεσιμότητας. 

Πλεονεκτήματα για τον Φορέα:

  • Πλήρης συμμόρφωση με τις οδηγίες ψηφιακών υπηρεσιών του gov.gr
  • Γνωσιακή οργάνωση στηριγμένη στη θεματολογία του φορέα και όχι στην οργανωτική του δομή
  • Διαχείριση οργανογράμματος, αρμοδιοτήτων / διαδικασιών και διαθεσιμότητας υπηρεσιών / υπαλλήλων
  • Cloud υπηρεσία χωρίς καμία απαίτηση σε υποδομή
  • Κεντρική εποπτεία και συνεχής παρακολούθηση
  • Συμμόρφωση με την απαίτηση “Digital First”
  • Οικονομικό με γρήγορη απόσβεση

Πλεονεκτήματα για τον πολίτη:

  • Πρόσβαση από οπουδήποτε και από οποιαδήποτε συσκευή
  • Εύκολο και φιλικό περιβάλλον
  • Ιστορικό ραντεβού με τον Φορέα
  • Εντοπισμός της αρμόδιας υπηρεσίας χωρίς ανάγκη γνώσης της οργανωτικής δομής του Φορέα (επιλογή διαδικασίας και όχι διεύθυνσης ή τμήματος)
  • Ταυτοποίηση μέσω TaxisNet